Navn og hjemsted
Foreningens navn: Hillerød Gymnastik- og Idrætsforening
omtalt som Hillerød GI og herefter refereret til som HGI
Stiftelsesdato: 11. januar 1937
Hjemsted: Hillerød Kommune
§1 Formål
HGI’s formål er at fremme interessen for aktiv idræt på alle niveauer og gennem sit virke give breddeidrætten mulighed for at udvikle sig til eliteniveau.
HGI skal aktivt deltage i arbejdet med at udvikle, vedligeholde og, så optimalt som muligt, udnytte de faciliteter, der af Hillerød Kommune stilles til rådighed for foreningens idrætsudøvere.
HGI skal bestræbe sig på at
-
Udvikle fællesskab og hjælpsomhed i forbindelse med aktiviteter der gavner foreningen og dens afdelinger
-
Skabe optimale fysiske, sociale og administrative rammer i forbindelse med udøvelse af idrætsaktiviteter
-
Medvirke til rekruttering og udvikling af leder- og trænerressourcer
-
Styrke den gensidige respekt og interesse for afdelingernes aktiviteter
-
Tilbud fra organisationer og det offentlige udnyttes optimalt foreningen og afdelingernes deltagelse i den lokale debat, om udviklingen af idrætten i Hillerød, forgår på et kvalificeret grundlag
§2 Foreningsstruktur
HGI består af en række selvstændige afdelinger der hver især er ansvarlig for deres idrætsaktiviteter, afdelinger der varetage støttefunktioner samt selvstyrende enheder til varetagelse af administrative og driftsmæssige opgaver.
Selvstyrende enheder kan oprettes efter aftale afdelinger og foreningsbestyrelse imellem. Foreninger uden for HGI kan ansøge foreningsbestyrelsen om indtræden i en sådan enhed.
Foreningsbestyrelsen skal varetage opgaver, som er af fælles interesse for afdelingerne, herunder koordineringen af kontakten til de relevante interessegrupper og kontaktflader i øvrigt.
Afdelinger og selvstyrende enheder udarbejder selv vedtægter og har ansvaret for den daglige ledelse samt for økonomi og regnskab. HGI udarbejder skabelon for vedtægter for afdelinger og selvstyrende enheder. Disse skabeloner skal anvendes.
Ændring af skabeloner kræver foreningsgeneralforsamlingens godkendelse.
Vedtægter for afdelinger og selvstyrende enheder samt ændringer heri kræver foreningsbestyrelsens efterfølgende godkendelse, der skal ske med mindst 2/3 af de afgivne stemmer. Såfremt foreningsbestyrelsen ikke kan godkende de af en afdeling eller en selvstyrende enhed vedtagne vedtægtsændringer, optages forhandling mellem foreningsbestyrelsen og den pågældende afdeling eller selvstyrende enhed. I tilfælde af forsat uenighed mellem parterne forelægges sagen for en foreningsgeneralforsamling.
HGI’s afdelinger skal anvende det fælles logo i deres kommunikation, i deres præsentationsmateriale og på deres klub- og spilledragter.
HGI’s farver, gul og blå, skal anvendes på klub- og spilledragter, idet krav fra specialforbund dog respekteres.
HGI er tilsluttet:
- DIF, Dansk Idrætsforbund gennem de enkelte idrætsafdelingers specialforbund
- DGI, Danske Gymnastik og Idrætsforeninger
- HSI, Hillerød Samvirkende Idrætsforeninger
§3 Medlemmer
Medlemmer i de enkelte afdelinger er medlemmer af HGI.
§4 Oprettelse af afdelinger
Når en idrætsaktivitet eller anden aktivitet der opfylder HGI’s formål, ønskes opstartet, oprettes en afdeling.
Når afdelingsvedtægterne er vedtaget på en stiftende generalforsamling og efterfølgende godkendt af 2/3 af foreningsbestyrelsens fremmødte medlemmer optages afdelingen i HGI.
§5 Nedlæggelse af afdelinger
Hvis en afdeling ønsker at nedlægge sig selv eller ikke er istand til at vælge en funktionsdygtig bestyrelse, skal foreningsbestyrelsen have mulighed for at informere alle afdelingens medlemmer om forholdene med henblik på at rette op på disse.
Lykkes det ikke at etablere en funktionsdygtig afdelingsbestyrelse, kan ¾ af foreningsbestyrelsens medlemmer vedtage at nedlægge afdelingen.
Afdelingens aktiver og rekvisitter tilfalder HGI.
§6 Udmeldelse
Hvis en afdeling ønsker at udmelde sig af HGI, kræver det en vedtagelse på en afdelingsgeneralforsamling. Foreningsbestyrelsen skal have mulighed for at informere alle afdelingens medlemmer om beslutningen om udmeldelse.
Hvis udmeldelsen er accepteret af 2/3 af foreningsbestyrelsens fremmødte medlemmer kan udmeldelsen effektueres. Hvis udmeldelsen ikke godkendes kan afdelingen forlange indkaldt til en ekstraordinær generalforsamling i foreningen med anmodning om godkendelse af udmeldelsen, som kan effektueres hvis mindst 2/3 af de fremmødte stemmer er for.
En afdeling der ønsker udmeldelse skal give afkald på HGI-navnet (med og uden forkortelser) samt bortfjerne logo på klub- og spilledragter o.l. Med hensyn til afdelingens aktiver optages forhandling parterne imellem, dog er afdelingen som minimum forpligtet til at indfri samtlige gældsposter i HGI.
§7 Eksklusion
En afdeling som klart misligholder sine forpligtelser over for HGI kan, efter indstilling fra et foreningsbestyrelsesmedlem, ekskluderes af HGI.
En eksklusion kræver godkendelse af 2/3 af de fremmødte medlemmer i foreningsbestyrelsen. Foreningsbestyrelsen skal inden eksklusion godkendes, have mulighed for at informere alle afdelingens medlemmer om situationen med henblik på at rette op på forholdene.
Misligholdelse er fx vedholdende manglende betaling af kontingent eller manglende regnskabsaflæggelse til foreningen, modarbejdelse af foreningens formål, betalingsstandsning eller konkursbegæring.
Afdelingen kan få efterprøvet foreningsbestyrelsens afgørelse på en ekstraordinær foreningsgeneralforsamling, hvor eksklusionen endeligt vil blive effektueret såfremt mere end 50% af de afgivne stemmer bekræfter eksklusionen.
En afdeling der ekskluderes, skal give afkald på HGI-navnet (med og uden forkortelser), samt bortfjerne logo på klub- og spilledragter o.l. Afdelingens aktiver tilfalder HGI.
§8 Kontingent
Afdelingernes kontingent til foreningen, der beregnes på grundlag af afdelingernes medlemstal i det foregående år, godkendes af foreningsbestyrelsen og meddeles afdelingerne senest ved regnskabsårets start.
Kontingentforslag vedtages på den efterfølgende foreningsgeneralforsamling.
Indbetalingsterminer fastlægges af foreningsbestyrelsen.
Kontingentet skal være betalt inden udgangen af forfaldsmåneden.
§9 Ordinær generalforsamling
Generalforsamlingen er HGI’s øverste myndighed i alle anliggender.
Ordinær generalforsamling afholdes én gang om året inden 15 april.
Dato for generalforsamlingen fastsættes af foreningsbestyrelsen inden udgangen af regnskabsåret og meddeles alle afdelinger.
Generalforsamlingen indkaldes med mindst 30 dages varsel med angivelse af dagsorden ved annoncering i den lokale presse og ved skriftlig meddelelse til afdelingerne.
Det reviderede regnskab sendes til afdelingerne samtidigt med indkaldelsen til generalforsamlingen.
Alle foreningens medlemmer har adgang til og taleret på generalforsamlingen.
Stemmeret har alle medlemmer der er fyldt 15 år og ikke er i kontingentrestance. For medlemmer under 15 år overgår stemmeret dog til pågældende forældre/værge. Uanset antallet af børn har hvert forældrepar/værge kun én stemme.
Ethvert medlem af foreningen kan stille forslag til foreningsgeneralforsamlingen. Forslag der ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal være indsendt skriftligt til foreningsbestyrelsen senest en uge efter indkaldelsen er sendt.
En rettidigt indkaldt generalforsamling er beslutningsdygtig uanset antallet af fremmødte.
§10 Dagsorden
Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal mindst omfatte følgende punkter:
- Valg af dirigent og referent
- Foreningsbestyrelsens beretning for det forløbne år
- Forelæggelse af regnskab for det forløbne år til godkendelse og meddelelse af decharge
- Orientering om hovedtal fra godkendte regnskaber i afdelinger og selvstyrende enheder
- Behandling af indkomne forslag
- Forelæggelse af bestyrelsens budget for det kommende år
- Fastsættelse af kontingent
- Valg til forretningsudvalg
- valg af formand (i lige år)
- valg af kasserer (i ulige år)
- valg af sekretær (i lige år)
- valg af op til 3 forretningsudvalgs medlemmer (1 i lige og 2 i ulige)
- Valg af 1 suppleant til forretningsudvalg (i lige år)
- Valg af revisor og revisorsuppleanter
- Valg af fanebærere
- Uddeling af hædersbevisninger og erindringsgaver
- Eventuelt
§11 Generalforsamlingens ledelse
Generalforsamlingen vælger en dirigent der ikke må være medlem af bestyrelsen.
Punkt 4 i dagsordenen er ikke til debat på generalforsamlingen men kun til orientering.
Beslutninger træffes ved simpelt flertal.
Vedtægtsændringer og ændringer i skabeloner for vedtægter i afdelinger og selvstyrende enheder kræver dog at mindst 2/3 af de fremmødte stemmer er for forslaget.
Vedtægtsændringer skal vedtages på 2 på hinanden følgende generalforsamlinger.
Valgbare er medlemmer, der er fyldt 18 år og ikke er i kontingent restance i deres afdeling.
Der tages referat af generalforsamlingens beslutninger. Referat godkendes og underskrives af dirigent og referent.
§12 Ekstraordinær generalforsamling
Ekstraordinær generalforsamling, med motiveret dagsorden, kan til enhver tid indkaldes af foreningsbestyrelsen og skal indkaldes, når mindst 50 af foreningens stemmeberettigede medlemmer skriftligt over for bestyrelsen fremsætter ønske om det. I sidstnævnte tilfælde skal generalforsamlingen afholdes senest 4 uger efter begæringens modtagelse.
Mellem to generalforsamlinger skal der være mindst 14 dage.
Der gælder samme bestemmelser for en ekstraordinær generalforsamling som for en ordinær generalforsamling; jf. dog §18.
§13 Foreningsbestyrelse
Foreningsbestyrelsen består af alle afdelingsformænd samt et forretningsudvalg. En afdeling kan undtagelsesvis udpege en anden repræsentant fra afdelingsbestyrelsen end formanden.
Formænd for selvstyrende enheder er tilforordnet foreningsbestyrelsen og har taleret men ingen stemmeret.
Foreningsbestyrelsen er HGI’s øverste ledelse og repræsenterer HGI i alle forhold.
Foreningsbestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden.
Foreningsbestyrelsen er kun beslutningsdygtig når mindst halvdelen af afdelingsformændene og formanden eller dennes stedfortræder, der udpeges i henhold til forretningsorden, er til stede.
Der tages referat af foreningsbestyrelsens møder. Referaterne skal være offentligt tilgængelige for medlemmer af HGI.
Til løsning af særlige opgaver, herunder opgaver hvor flere afdelingers interesser er berørt, kan foreningsbestyrelsen nedsætte udvalg hvori de berørte parter er repræsenteret. Foreningsbestyrelsen beslutter udvalgets sammensætning og beskriver dets arbejdsopgaver og kompetencer.
Udvalgene konstituerer sig selv.
HGI kan udnævne æresmedlemmer og tildele hæderstegn. Indstilling til disse æresbevisninger kan foretages af afdelingerne.
HGI foretager indstilling til Hillerød Kommunes idræts og lederpriser såfremt der kan peges på kvalificerede kandidater. Forslag til indstilling kan fremsættes af afdelingerne.
§14 Forretningsudvalg
Forretningsudvalget vælges direkte af generalforsamlingen og sammensættes af HGI’s formand, HGI’s kasserer, HGI’s sekretær og op til 3 medlemmer. Der vælges én suppleant tilforretningsudvalget.
Valgperioden for forretningsudvalget er to år. Formand, sekretær samt 1 medlem er på valg i lige år.
Kasserer og 2 medlemmer er på valg i ulige år.
Forretningsudvalget skal sikre gennemførelse af de af foreningsbestyrelsen trufne beslutninger, lede foreningen mellem bestyrelsesmøderne, tage initiativer der fremmer opfyldelsen af formålsparagraffen samt bistå afdelingsbestyrelserne, i det omfang disse finder det nødvendigt, med løsning af deres opgaver.
Forretningsudvalget udarbejder selv forretningsorden for sit virke.
§15 Tegningsregler
Ved økonomiske dispositioner til og med kr. 10.000,- tegnes foreningen af enten formanden eller kassereren.
Ved økonomiske dispositioner over kr. 10.000,- tegner formand og kasserer i fællesskab eller hver for sig med et andet forretningsudvalgsmedlem.
Ved køb, salg eller pantsætning af fast ejendom samt ved optagelse af lån tegnes foreningen af den samlede bestyrelse.
Foreningens medlemmer og bestyrelse hæfter ikke, undtagen i tilfælde af grov uagtsomhed, personligt for de for foreningen indgåede forpligtigelser, for hvilke alene foreningen hæfter med dens respektive formue.
§16 Økonomi og regnskab
Foreningens regnskabsår er kalenderåret.
Foreningens regnskab er adskilt fra de enkelte afdelingers og selvstyrende enheders. Disse har selvstændig økonomi og økonomisk hæftelse samt fører eget regnskab.
Afdelingerne, de selvstyrende enheder og udvalg skal senest ved regnskabsårets start fremsende udkast til budget for næste års aktiviteter til foreningens kasserer.
Hvis en afdelings bestyrelse handler groft uforsvarligt skal foreningsbestyrelsen have mulighed for at informere alle afdelingens medlemmer om disse forhold med henblik på at rette op på forholdene.
§17 Revision
På den ordinære generalforsamling vælges for et år ad gangen en revisor og en revisorsuppleant.
Revisoren skal hvert år inden generalforsamlingen gennemgå regnskabet og påse, at beholdninger er tilstede. Revisionsformen er regnskabsmæssig revision, og driftsregnskab og status forsynes med en påtegning.
§18 Foreningens opløsning
For at kunne træffe beslutning om foreningens opløsning kræves det at der er indkaldt til en ekstraordinær generalforsamling, hvor kun dette punkt er på dagsordenen.
Den ekstraordinære generalforsamling er kun beslutningsdygtig hvis 2/3 af foreningens stemmeberettigede medlemmer er tilstede.
Til forslagets vedtagelse kræves at mindst 3/4 af de afgivne stemmer er for forslaget.
I tilfælde af foreningens opløsning skal den formue, der er i behold anvendes til kulturelle/idrætslige formål i Hillerød Kommune. På den ekstraordinære generalforsamling skal der træffes beslutning om til hvilke formål foreningens formue, herunder fast ejendom og løsøre, skal anvendes. Beslutning herom træffes ved simpelt flertal.
Behandlet og godkendt på ordinær generalforsamling den 27. marts 2003
HGI Formand: Mogens Rasmussen
Dirigent: John Larsen
Godkendt på ekstraordinær generalforsamling den 29. september 2003
HGI Formand: Mogens Rasmussen
Dirigent: John Larsen
Godkendt på ordinær generalforsamling den 23. marts 2009
HGI Formand: Finn Jellingsøe
Dirigent: Kurt Larsen
